• Quentine Stoc

Een strategisch thuiswerkbeleid in 3 stappen.

A great article by our Dutch friends from Workwize.

Workwize is a platform that helps companies give their employees the freedom to work from home. With a Workwize corporate account companies can let their employees buy, rent or lease any products they need to work from home in a webshop personalized to each individual.


Dinsdag 16 februari spraken we met een groep HR professionals over thuiswerken en hoe je daar een strategisch beleid voor opzet. Tijdens dit webinar bespraken we de drie stappen die je zet om een strategisch beleid vorm te geven, maar leerden we ook van de ervaringen hierin van elkaar. In deze samenvatting bespreek ik de drie stappen en de tips die besproken zijn.


Net geen 20% heeft al een thuiswerkbeleid


Net geen 20% van de deelnemers heeft al een thuiswerkbeleid en 25,8% is die nu aan het opzetten. Dat betekent dat een kleine 55% nog helemaal geen stappen heeft gezet in het opstellen van een thuiswerkbeleid. Dit beeld herkennen we in de markt. Met de eerste lockdown is het thuiswerken ad hoc ingeregeld. Toen van de ene op de andere dag iedereen verplicht thuis moest werken, is het thuis kúnnen werken direct geregeld. Dus het faciliteren van thuiswerken op een praktische manier stond, begrijpelijkerwijs, voorop. Medewerkers hebben vooral tijdelijk spullen van kantoor mee naar huis gekregen. Zaken als een toetsenbord, muis, beeldscherm en bureaustoel werden daar voorlopig toch niet meer gebruikt.

Thuiswerken blijkt echter een blijvertje. Uit onderzoek van TNO[1] blijk namelijk dat bijna 1 op 4 werknemers na de pandemie ook (grotendeels) thuis wil blijven werken en 43% wil het thuiswerken combineren met werken op kantoor. Een hybride systeem ligt dan ook het meest voor de hand. Maar hoe pak je dat gestructureerd aan? En hoe neem je hierin zowel de faciliteiten als het mentale en het fysieke welzijn van de werknemers mee? Juist dat welzijn heeft bij het snelle inregelen weinig aandacht gekregen. Dus is dit het moment om terug te gaan naar de basis en het thuiswerkbeleid vanaf stap 1 vorm te geven.


Stap 1: elk strategisch beleid start met inzicht en overzicht


Als je een strategisch beleidsplan opstelt, is het belangrijk eerst overzicht te creëren en inzicht te verkrijgen in de behoeften van zowel jouw werknemers als jouw bedrijf zelf. Het gaat dus niet om enkel de wensen, behoeften en visie van alleen HR, de directie of een groep mondige werknemers, maar om iedereen in het bedrijf. Dit inzicht is op verschillende manieren uit te vragen, afhankelijk van de grootte van jouw bedrijf.

Bij het uitvragen van de behoeften en wensen van je medewerkers kijk je niet alleen naar de inrichting van de werkplek. Ook het welzijn neem je mee. Hoe kan je er samen voor zorgen dat de werknemer in een gezonde houding werkt? Hoe kan het sociale aspect het beste worden ingevuld? Houdt rekening met de verschillende levensfases van mensen. Iemand met kleine kinderen thuis heeft andere behoeften dan een alleenstaande of iemand die ook mantelzorger is.


Stap 2: doelen vaststellen en het beleid opschrijven


Als je inzicht en overzicht hebt, ga je het beleid vormgeven en opschrijven. Hierbij begin je met het formuleren van het doel van het beleid: wat wil je bereiken met het thuiswerken? Wil je puur thuiswerken faciliteren? Is het ook belangrijk om meer te voorzien in een betere werk-privé balans? Of gaat het je (ook) om de impact op het milieu met het verminderen van uitstoot doordat er minder gereisd gaat worden? Het duidelijk hebben van het doel geeft je beleid focus en richting.

Om vervolgens van alle losse onderdelen één geheel te maken is het belangrijk te bepalen welke onderdelen het meest urgent zijn en welke onderdelen het meest opleveren. Door deze zaken te toetsen binnen het budget creëer je een prioritering. Met deze prioritering maak je een tijdslijn wanneer je wat oppakt.

Bij het uitrollen van het beleid bepaalt de communicatie voor een groot deel de mate van slagen. Door helder en transparant te communiceren over hoe de doelen en keuzes tot stand zijn gekomen. Als je hierbij laat zien op welke manier er aan de wensen en behoefte van de werknemers voldaan wordt, zal men zich gehoord voelen.


Tip vanuit de deelnemers: Ga bij elke losse stap ook weer terug naar de ‘purpose’, hierdoor houd je focus per onderdeel en blijft het totaal kloppen.


Stap 3: evalueren en bijsturen


De laatste stap is minimaal net zo belangrijk als de eerste twee stappen. Aan alleen een mooi document heb je niets. Het beleid moet ook echt gaan werken. Structuur is hierbij het toverwoord. Door planmatig en voor langere tijd aandacht te geven aan de uitwerking van het thuiswerkbeleid, zorg je voor een blijvende uitwerking. Zoals we al eerder stelden in het verschil tussen de eerste en de tweede lockdown, kan het sentiment ten aanzien van thuiswerken in de tijd wijzigen. Ook kunnen er nieuwe inzichten en wensen ontstaan. Juist daarom is evaluatie zo belangrijk. Eigenlijk moet je dus eens in de zoveel tijd weer stap 1 zetten: zorg weer voor een check op het inzicht in de wensen en behoeften en op de visie. Moet er bijgestuurd worden? Pas dan middels stap 2 het beleid aan en communiceer dit duidelijk aan de werknemers.


Om goed te kunnen evalueren is er in eerste instantie een nulmeting nodig. Hiermee stel je het vertrekpunt vast. Met de nulmeting kan je het effect toetsen op bijvoorbeeld productiviteit of verzuim, maar ook van betrokkenheid en samenwerking. Ook stap 3 start dus eigenlijk weer met het begin: inzicht en overzicht.

Tip vanuit de deelnemers: Zorg voor continu contact met de werknemers. Dit kan via surveys, maar vooral ook met persoonlijk contact. Een persoonlijk gesprek heeft daarbij als voordeel op maat vragen te kunnen stellen.

Wil je hier meer over weten? Wij denken graag met je mee. https://www.goworkwize.com/contact

Linked-in community thuiswerken: https://www.linkedin.com/groups/9026843/

17 views0 comments

Recent Posts

See All