Privacyverklaring

Privacyverklaring Flexxy B.V.

Laatst bijgewerkt: Maart 2026

Flexxy B.V. (“Flexxy”, “wij”, “ons”, “onze”) respecteert de privacy van kandidaten, opdrachtgevers, websitebezoekers, leveranciers en andere zakelijke contacten. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren, delen en anderszins verwerken in het kader van onze recruitment- en talent advisory-diensten en het gebruik van onze website.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en andere toepasselijke privacywetgeving.

1. Wie wij zijn

Flexxy B.V. is een recruitment- en talent advisory bureau.

Verwerkingsverantwoordelijke
Flexxy B.V.
Haarlem, Nederland
Website: https://www.flexxy.nl
E-mail: info@flexxy.nl

Flexxy is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

2. Op wie deze privacyverklaring van toepassing is

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• kandidaten en potentiële kandidaten;
• opdrachtgevers en contactpersonen van opdrachtgevers;
• leveranciers en andere zakelijke contacten;
• bezoekers van onze website.

Omdat de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken afhangt van de relatie die wij met je hebben, zijn sommige onderdelen van deze privacyverklaring vooral relevant voor kandidaten.

3. Welke persoonsgegevens wij kunnen verwerken

Afhankelijk van de situatie kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

Kandidaten en potentiële kandidaten

Wij kunnen onder meer verwerken:

• naam, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
• cv, werkervaring, opleiding, kwalificaties, vaardigheden en talenkennis;
• professionele profielinformatie, waaronder informatie op professionele netwerken en andere professioneel relevante, publiek toegankelijke bronnen;
• salarisindicatie, beschikbaarheid, locatievoorkeuren en andere recruitmentgerelateerde voorkeuren;
• sollicitatiegegevens, gespreksnotities, correspondentie en evaluaties;
• referentiegegevens, voor zover relevant en rechtmatig;
• overige informatie die je zelf met ons deelt in het kader van een vacature, sollicitatie of loopbaanmogelijkheid.

Opdrachtgevers en zakelijke contacten

Wij kunnen onder meer verwerken:

• naam, zakelijke contactgegevens en functietitel;
• bedrijfsgegevens;
• informatie over opdrachten, vacatures en recruitmentbehoeften;
• correspondentie en communicatie.

Websitebezoekers

Wij kunnen onder meer verwerken:

• IP-adres;
• browser-, apparaat- en gebruiksgegevens;
• cookiegegevens;
• informatie die je via formulieren op de website invult.

4. Hoe wij persoonsgegevens verkrijgen

Wij kunnen persoonsgegevens verkrijgen:

• rechtstreeks van jou;
• via sollicitaties die je indient via onze website, e-mail of andere kanalen;
• via professionele netwerken, zoals LinkedIn;
• via jobboards, cv-databanken, referrals en andere recruitmentkanalen;
• via recruitmentsoftware, sourcingtools of verrijkingstools die professionele profielen aanvullen met contact- of profielinformatie;
• via opdrachtgevers, zakelijke contacten, evenementen of andere professionele interacties;
• via publiek toegankelijke professionele bronnen.

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van jou verkrijgen, verwerken wij alleen gegevens die relevant zijn voor onze recruitment- of bedrijfsactiviteiten en voor zover dit op grond van de wet is toegestaan.

5. Doeleinden van de verwerking

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• om kandidaten te identificeren, benaderen en beoordelen voor actuele of toekomstige kansen;
• om recruitment- en selectieprocessen te beheren;
• om kandidaten te matchen met vacatures, projecten of andere relevante mogelijkheden;
• om kandidaten aan opdrachtgevers voor te stellen in het kader van een concrete recruitmentopdracht;
• om te communiceren met kandidaten, opdrachtgevers en andere contacten;
• om onze kandidatenpool en zakelijke relaties te onderhouden;
• om recruitment- en talent advisory-diensten te leveren;
• om onze bedrijfsvoering, website en systemen te beheren en verbeteren;
• om te voldoen aan wettelijke, fiscale, administratieve of complianceverplichtingen;
• om juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

6. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen, afhankelijk van de situatie.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals:

• het voeren van een recruitment- en talent advisory-bedrijf;
• het identificeren en benaderen van professionals voor relevante loopbaanmogelijkheden;
• het onderhouden van relaties met kandidaten, opdrachtgevers en zakelijke contacten;
• het beheren van onze systemen, dienstverlening en website;
• het beschermen van onze rechtspositie en bedrijfsbelangen.

Wanneer wij ons beroepen op gerechtvaardigd belang, maken wij een belangenafweging tussen onze belangen en jouw rechten en vrijheden.

Toestemming

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van toestemming wanneer dat passend of vereist is, bijvoorbeeld:

• voor bepaalde cookies en vergelijkbare technologieën;
• voor het langer bewaren van gegevens van sollicitanten voor toekomstige kansen na afloop van een sollicitatieprocedure;
• voor het opvragen of delen van referenties, voor zover daarvoor toestemming passend of vereist is.

Wanneer toestemming de grondslag is, kun je die toestemming altijd intrekken.

Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om op jouw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst met jou, of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent.

Wettelijke verplichting

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

7. Kandidaten: hoe wij jouw gegevens gebruiken

Sollicitatie op een concrete vacature

Wanneer je solliciteert op een specifieke vacature, verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw geschiktheid te beoordelen, met je te communiceren, het sollicitatieproces te beheren en je profiel waar relevant aan onze opdrachtgever voor te stellen in het kader van die vacature.

Gesourcete kandidaten

Wanneer wij jou identificeren via een professioneel netwerk, jobboard, referral, recruitmentplatform, sourcingtool, publiek toegankelijke professionele bron of andere professionele bron, kunnen wij beperkte persoonsgegevens verwerken om te beoordelen of een vacature of onze dienstverlening relevant voor je kan zijn.

Wanneer wij jouw persoonsgegevens indirect verkrijgen, zullen wij je de relevante privacy-informatie verstrekken, waaronder de bron van de gegevens en of deze uit publiek toegankelijke bronnen afkomstig zijn, uiterlijk bij ons eerste contact met jou of anders binnen de termijn die de wet voorschrijft.

Toekomstige kansen en kandidatennetwerk

Recruitment is niet altijd beperkt tot één vacature. Wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven, kunnen wij jouw gegevens bewaren om je ook na een afgeronde procedure te benaderen voor toekomstige vacatures, projecten of opdrachten die relevant kunnen zijn.

Wanneer wij voor dit doel toestemming vragen, kun je die altijd weer intrekken.

Voorstellen aan opdrachtgevers

Wij delen kandidaatgegevens alleen met opdrachtgevers wanneer dit relevant is in het kader van een concrete recruitmentopdracht en wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Wij proberen dit altijd op een gecontroleerde en transparante manier te doen.

8. Bijzondere persoonsgegevens en gevoelige informatie

Wij vragen kandidaten in beginsel niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie, etnische afkomst, politieke opvattingen of vakbondslidmaatschap, tenzij dit wettelijk noodzakelijk is of in een specifiek geval rechtmatig is.

Wij verzoeken kandidaten om dergelijke informatie niet op te nemen in hun cv of correspondentie, tenzij dit noodzakelijk en passend is voor de betreffende procedure. Indien wij dergelijke gegevens toch ontvangen, verwerken wij die alleen voor zover dat wettelijk is toegestaan.

9. Verstrekken van persoonsgegevens

Het verstrekken van persoonsgegevens is in principe vrijwillig. In sommige gevallen hebben wij bepaalde gegevens nodig om jouw sollicitatie te beoordelen, contact met je op te nemen of je profiel aan een opdrachtgever voor te stellen. Als je die gegevens niet verstrekt, kan het zijn dat wij je niet of niet volledig kunnen meenemen in een procedure.

10. Ontvangers van persoonsgegevens

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

• opdrachtgevers in het kader van een concrete recruitmentopdracht;
• leveranciers van recruitmentsoftware, CRM-systemen, hosting, e-mail, cloudopslag en andere IT-diensten;
• professionele adviseurs, zoals juridische, fiscale, compliance- of accountantsadviseurs;
• bevoegde autoriteiten, toezichthouders, rechtbanken of opsporingsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer dit noodzakelijk is om juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
• andere dienstverleners die ons ondersteunen bij onze bedrijfsvoering.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

Wanneer derden persoonsgegevens namens ons verwerken, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt op basis van passende contractuele afspraken en beveiligingsmaatregelen.

11. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit toegangsbeperkingen, authenticatie, monitoring, beveiligde omgevingen en versleuteling waar passend.

12. Doorgifte buiten de EER

Het kan voorkomen dat persoonsgegevens worden opgeslagen in of toegankelijk zijn vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte. Als dat gebeurt, zorgen wij voor passende waarborgen in overeenstemming met de AVG, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen zoals Standard Contractual Clauses.

Meer informatie over de toepasselijke waarborgen kun je bij ons opvragen via info@flexxy.nl.

13. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.

Kandidaten in een lopende procedure

Wanneer je deelneemt aan een lopende sollicitatie- of recruitmentprocedure, bewaren wij jouw persoonsgegevens gedurende die procedure en voor een beperkte periode daarna voor administratie, evaluatie, opvolging, interne vastlegging en het behandelen van eventuele vragen of geschillen.

Afgewezen sollicitanten

Wanneer je hebt gesolliciteerd op een specifieke vacature en de procedure is afgerond zonder indiensttreding of plaatsing, verwijderen of anonimiseren wij jouw persoonsgegevens in beginsel uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure, tenzij wij een andere geldige grondslag hebben om deze langer te bewaren.

Bewaren voor toekomstige kansen

Wanneer je ons daarvoor toestemming hebt gegeven, mogen wij jouw gegevens bewaren voor toekomstige vacatures of opdrachten. In dat geval bewaren wij jouw gegevens maximaal 1 jaar na het einde van de betreffende sollicitatieprocedure of na het geven van jouw toestemming, tenzij je jouw toestemming eerder intrekt.

Gesourcete kandidaten zonder sollicitatie

Wanneer wij jouw gegevens indirect hebben verkregen in het kader van sourcing en er geen sollicitatieprocedure volgt, bewaren wij beperkte professionele contact- en profielgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor wij die hebben verzameld, en in beginsel maximaal 12 maanden na ons laatste betekenisvolle contactmoment, tenzij een kortere bewaartermijn passend is of jij eerder bezwaar maakt.

Opdrachtgevers, leveranciers en zakelijke contacten

Wij bewaren persoonsgegevens van opdrachtgevers, leveranciers en andere zakelijke contacten zolang dat nodig is voor de betreffende relatie en daarna zolang dit nodig is voor wettelijke, fiscale, administratieve of bewijsdoeleinden.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of personen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

15. Jouw rechten

Voor zover de wet daarin voorziet, heb je het recht om:

• inzage te vragen in jouw persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, voor zover van toepassing;
• jouw toestemming in te trekken wanneer toestemming de grondslag is.

Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, heb je het recht daartegen bezwaar te maken. Wanneer wij jouw persoonsgegevens gebruiken voor direct marketing, heb je altijd het recht daartegen bezwaar te maken.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring, over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken of om jouw rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen met:

Flexxy B.V.
Haarlem, Nederland
E-mail: info@flexxy.nl

17. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.